Succesvolle Webshop
Met een drama aan boekhouding
Hoe ga je te werk met een berg aan orders?
OOIT AFGEVRAAGD WAT EEN WEBSHOP INHOUD?
Het is een unicum dat een webshop ondernemer daadwerkelijk de top bereikt. Recent onderzoek onthult dat de markt in 2022 een sprong van maar liefst 45% is toegenomen met nieuwe spelers.
Helaas is succes niet voor iedereen weggelegd. Gelukkig hebben enkele online handelaren hun weg gevonden naar een winstgevende niche. Maar hoe zit het met (internationale) BTW? En wat als de voorraad zich buiten Nederland bevindt? Deze uitdagingen komen vaak voor bij dropshippers.
Hier deel ik mijn inzichten over succesvol boekhouden en administratie voor het ondernemen in de wereld van webshops. Ontdek hoe deze ondernemers zich onderscheiden van de rest door slimme automatisering en best practices toe te passen.
Succesfactor
Een van de kritische succesfactoren voor een succesvolle webshop is automatisering. Los van dat je je producten op voorraad hebt of dat je aan dropshipping doet. Je moet in aantallen over de toonbank krijgen en verkopen. Tegen de juiste marge!
Als je per week honderden orders binnen krijgt, hoe ga je deze administratief allemaal verwerken?
Welke orders heb je al verzonden, welke moet je nog verzenden en afhandelen. Ook al lever je niet eens fysieke producten, het is handig om een proces te hebben zodat je overzicht hebt van je business.
Verkoop je tegen de juiste marge? En heb je, je werkelijke marge berekend?
Het proces
Order komt binnen
Order wordt afgehandeld
Order wordt verwerkt als verkopen
Verkopen worden gematcht met ontvangsten
Controleer de boekhouding & repeat
In hoofdlijnen werkt het als volgt.
De (potentiële) klant ziet een advertentie op internet en raakt geïnteresseerd in het aanbod. Dit kan via google, facebook, linkedin, instagram en zelfs Tiktok.
Soms heeft de klant vragen over het aanbod. In deze fase is het belangrijk dat klanten heel makkelijk en laagdrempelig, vragen mogen stellen. Wanneer de klant contact opneemt mag er adequaat hierop worden gereageerd. Een goed geplande dienstverlening, zorgt voor “het closen” van de juiste klanten.
De klant vult zijn gegevens in en doet de betaling. Er zijn verschillende redenen waarom een betaling niet doorgaat in een webshop. Als een betaling niet lukt ,is het belangrijk dat er een goed geplande follow up op zit. Dit maakt het verschil dat een mislukte betaling alsnog klant wordt.
Order is betaald en komt binnen. Het systeem zorgt voor een e-mailbevestiging naar de klant met een factuur. Hoe een factuur eruit moet zien en wat die moet bevatten kun je in de deze artikel lezen. Zorg voor goede story brand teksten in deze emails.
Afhankelijk van de business hebben we een aantal stappen gedefinieerd.
Een order kan direct (automatisch) worden goedgekeurd en afgerond. Dit is meestal bij dienstverlening-producten. Als je het product nog moet leveren, wordt een order pas afgerond wanneer de artikel is verzonden. Na afronding van de order stuurt de webshop via een API koppeling de factuur door naar de boekhoudprogramma en wordt geregistreerd als verkoopfactuur.
Afhankelijk van je payment provider krijg je je uitbetaling later op je bankrekening. Hier is het belangrijk dat de verkoopfacturen, in de boekhouding, netjes worden gematcht met de uitbetaling. Meestal is zo’n uitbetaling een verzameling van verschillende orders minus de transactie kosten.
Hieronder lees je meer over onze best practices en hoe we deze transactie verwerken in de boekhouding.
Best practice
Op de bovenstaande afbeelding zien we het financieel administratief proces van de webshop.
In onze ervaring werkt een WordPress WooCommerce webshop in combinatie met Mollie als payment provider het beste met e-boekhouden of Moneybird.
Een API-koppeling tussen WooCommerce en e-boekhouden of Moneybird is zo gemaakt. Hier is het belangrijk dat de ordernummers duidelijk in de boekhouding zichtbaar komen op de verkoopfacturen. Deze heb je later nog voor het matchen van de ontvangsten.
Een grote fout wat we zien is dat men de Mollie ontvangst op de bank gaat matchen met diverse verkoopfacturen. Alleen deze sluit nooit honderd procent aan want de transactiekosten zijn al afgehaald en je moet goed opletten op terugbetalingen.
Orders die gecanceld zijn, worden verrekend met het dan beschikbare saldo in Mollie. Is het saldo op dat moment niet toereikend, dan moet er bijgestort worden om de terug betalingen te financieren.
De oplossing is om de MT940 bestand uit Mollie te downloaden (Administratie>verslag>downloaden) en deze in te lezen in de boekhouding. In dit bestand krijg je namelijk alle losse ontvangsten per verkopen gematched per factuur en een aparte regel met de transactiekosten die direct naar de kosten geboekt kan worden. De uitbetaling vanuit Mollie zit ook in dit bestand en kan naar een tussenrekening of kruispost samen met de Mollie ontvangst die je ziet op de bank.
Een nadeel is dat de Mollie MT940 bestanden geen bank-koppeling kent en dus handmatig steeds ingelezen moet worden. Het advies is om de MT940 wekelijks bij te werken in de boekhouding om zo de administratie up2date te houden.
Heb je vragen? Schroom dan niet om de Financiële Quickscan te boeken.
Met de FQS maken we een scan van je onderneming met de bijhorende administratie processen. Samen maken we een plan van aanpak. Daardoor krijg je binnen een uur direct inzicht in de volgende stappen naar succes.
Klik hier om je reservering in orde te maken.
Orders afgehandeld
Webshops geholpen
Wil je dat wij de boekhouding van jouw webshop onder de loep nemen?
Klik op de knop en meld aan voor de Financiële Quickscan.
0 reacties